Metadaten prüfen und vergeben

Auf dieser Hilfeseite wird der Workflow-Schritt "Metadaten prüfen und vergeben" erklärt.

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Inhalt dieses Topics

Info: Wenn die Software nicht für Sie vorab konfiguriert wurde, werden Sie nur wenige Ergebnisse bei der automatischen Metadatenerkennung erhalten. Grund dafür ist, dass es im System nur wenige voreingestellt Metadaten und Eigenschaften gibt. Um bessere Ergebnisse zu erhalten, müssen Sie Ihre Metadaten in das System übertragen.

Im Workflow-Schritt Metadaten prüfen und vergeben können Sie sich die Ergebnisse der Metadatenerkennung anzeigen lassen und abnehmen. Zudem können Sie erkannte Metadaten verändern und weitere Metadaten hinzufügen.

Metadaten prüfen und vergeben Ansicht
Metadaten prüfen und vergeben

Aufbau

Der Aufbau dieses Workflow-Schritts entspricht einer Tabelle. Wie Sie diese Ansicht anpassen können und was hier möglich ist, finden Sie hier. Im oberen Bereich befindet sich die Einstellungsleiste, die in erster Linie Filtermöglichkeiten und Ansichtseinstellungen bietet. Darunter sind die Objekte aufgelistet. Durch einen Klick auf ein Objekt, öffnet sich für dieses Objekt die Detailansicht.

markierte Einstellungsleiste und Detailansicht
Einstellungsleiste und Detailansicht

Einstellungsleiste

Mit der Einstellungsleiste können Sie die darunter angezeigten Objekte anhand verschiedener Merkmale filtern. Dadurch behalten Sie auch bei größeren Projekten den Überblick und können bestimmte Objekte leichter finden. Zusätzlich bietet die Einstellungsleiste verschiedene Funktionen zur Anpassung der Ansicht und zum Export der Metadaten.

  • Auf der linken Seite der Leiste befindet sich die Filter-Schaltfläche . Hierüber können Sie filtern, welche Objekte Ihnen angezeigt werden.
  • Neben der Filter-Schaltfläche befindet sich ein beiger Haken neben einem Schalter , mit dem Sie bereits abgeschlossene, das heißt abgenommene Objekte, ausblenden können. Das ist praktisch, wenn Sie viele Objekte verarbeiten.
  • Rechts davon befindet sich die Suchleiste . Hierüber kann nach Objekten gesucht werden. Dabei werden neben dem Anzeigename auch der extrahierte Textinhalt und die Metadaten durchsucht.
  • Auf der rechten Seite der Leiste befinden sich die Einstellungen . Dahinter verbergen sich die folgenden Funktionen:
    • Mit dem Schalter Datei-Vorschau kann die Vorschau der Dokumente (bei ausgeklappter Detailansicht) ein- und ausgeschaltet werden.
    • Über die Drop-Down-Liste neben dem Symbol können Sie einstellen, welche Metadatentypen Ihnen bei zugeklappten Objekten als Vorschau angezeigt werden.
    • Über die Schaltfläche Export nach VDE SPEC 90009 (JSON) können Metadaten und Meta-Metadaten nach den Vorgaben der VDE SPEC 90009 im JSON-Format exportiert werden.
    • Über die Schaltfläche Alle Metadaten exportieren (CSV) können Sie alle Metadaten mit Objektbezug als CSV-Datei exportieren.
  • Ganz rechts in der Einstellungsleiste befindet sich der Metadatenfilter . Über diesen Filter können die Objekte nach bestimmten Metadaten gefiltert werden. Es werden dann also nur Objekte eingeblendet, die das eingestellt Metadatum zugewiesen haben.
Einstellungsleiste
Einstellungsleiste

Detailansicht

Durch einen Klick auf eine Objektzeile wird die Detailansicht unter der Zeile aufgeklappt. Die Detailansicht bezieht sich also immer auf ein Objekt. In der Detailansicht können Sie die erkannten Metadaten prüfen, ergänzen und abnehmen, eine Vorschau des Dokuments anzeigen und den Anzeigename des Objekts anpassen.

  • Im ausgeklappten Zustand, wird Ihnen eine Datei-Vorschau (bei kompatiblen Dateien) angezeigt. Klicken Sie auf die kleine Vorschau des Objekts, um eine größere Ansicht zu erhalten.
  • Rechts neben der Datei-Vorschau sind die erkannten Metadaten aufgelistet. Neben jedem Metadatenfeld zeigt ein Metadaten-Indikator Herkunft, Konfidenz und Vergabeverfahren des Metadatums an.
  • Durch einen Klick auf die Schalfläche können Sie die Objektansicht öffnen. Das ist eine schreibgeschützte Ansicht mit allen Informationen zum Objekt.
  • Rechts daneben befindet sich in jeder Objektzeile das -Menü. In diesem befinden sich verschiedene Funktionen für das Objekt:
    • Metadaten neu erkennen: Hier können Sie die Metadatenerkennung für das Objekt erneut ausführen.
    • Zu Favoriten hinzufügen: Sie können einzelne Objekte als Favorit auswählen. Favoriten werden blau markiert und oben angepinnt. Dadurch sind Favoriten immer die obersten Objekte in diesem Workflow-Schritt.
    • Objekt aus Projekt entfernen: Über diese Schaltfläche können Sie einzelne Objekte aus dem Projekt entfernen. Die Objekte bleiben in der Objekte-Ansicht in der plusmeta-Plattform erhalten und können so jederzeit wieder zu Projekten hinzugefügt werden.
  • Sowohl oben in der Objektzeile als auch darunter in der aufgeklappten Detailansicht, wird der Anzeigename des Objekts angezeigt. Dieser kann in der Detailansicht manuell angepasst werden.
  • Die Schaltfläche Metadaten öffnet den Metadaten-Dialog, über den zusätzliche Informationen zu allen Metadaten des Objekts angezeigt werden können.
  • Die Schaltfläche Textinhalt öffnet den Textinhalt-Dialog, über den der extrahierte Text des Objekts angezeigt und durchsucht werden kann.
  • Über die Hinzufügen-Schaltfläche können Sie weitere Metadatenklassen hinzufügen. Mehr dazu erfahren Sie hier .

Die Detailansicht enthält weitere wichtige Elemente, die im Folgenden genauer beschrieben werden:

markierte Detailanzeige
Detailanzeige Metadaten prüfen und vergeben

Abnahmestatus

Der Abnahmestatus wird in Form eines Kreises auf der linken Seite der einzelnen Objekte angezeigt. Er gibt an, wie weit die Abnahme eines Objekts fortgeschritten ist.
Dabei wird mit einer beigen Kontur-Füllung angezeigt, wie viel Prozent der Pflichtmetadaten bereits abgenommen sind.

  • Sind die Hälfte der Pflichtmetadaten abgenommen, erscheint die Hälfte der Kreis-Kontur beige.
  • Sind alle Pflichtmetadaten abgenommen, erscheint die Kreis-Kontur grün und ein grüner Haken erscheint im Kreis.
Tipp: Indem Sie auf den Abnahmestatus klicken, nehmen Sie das gesamte Objekt automatisch ab. Das heißt, in der Detailansicht werden alle Pflichtmetadaten als abgenommen gekennzeichnet.

Metadaten-Indikatoren

Die Metadaten-Indikatoren befinden sich in Form von farbigen Kreisen neben den erkannten Metadaten und geben an, auf welche Weise das Metadatum gefunden wurde, wie sicher sich das System ist und ob es sich um ein Pflichtmetadatum handelt.

Dabei haben die verwendeten Elemente die folgenden Bedeutungen:

Farben

Farbe Bezeichnung Beschreibung
Beige Datei Dieses Metadatum wurde war bereits als Metadatum o.ä. im Objekt hinterlegt und wurde auf diese Weise erkannt.
Blau System Dieses Metadatum wurde von plusmeta selber erkannt. Die nicht vollendete Konturlinie der blauen Kreise gibt die Konfidenz an.
Grün Anwender Dieses Metadatum wurde von Ihnen oder einem anderen Anwender gesetzt oder verändert.

Symbole

Symbol Bezeichnung Beschreibung
Ausrufezeichen Dieses Metadatum ist ein Pflichtmetadatum und muss abgenommen werden
Haken Dieses Metadatum wurde von einem Benutzer abgenommen
Punkt Metadaten-Wert entspricht den Projekt-Vorgaben
Strich Metadaten-Wert weicht von den Projekt-Vorgaben ab
Auto-Training Automatische Training ist verfügbar und wird bei Klick ausgeführt
Entfernen Metadatum kann mit Klick entfernt werden

Füllung

Die Füllung bzw. wie weit die Kontur des Kreises vollendet ist gibt an, wie sicher sich das System mit seiner Vorhersage ist. Das wird Konfidenz genannt.

Tooltip

Fährt man mit dem Mauszeiger über einen Metadaten-Indikator, erscheint ein Tooltip. Im Tooltip wird neben der Konfidenz die Methode angezeigt, mit der das Metadatum erkannt wurde.

Kürzel Bezeichnung Beschreibung
LG Linguistisches Verfahren Spezielles Verfahren zum Erkennen der Sprache.
RB Regelbasierte Vergabe Vergabe auf Basis von Regeln zu im Text gefundenen Indikatoren.
MP Mapping Vergabe über definierte Beziehungen zwischen Metadaten (Knowledge Graph).
ML Machine Learning Vorhersage der Metadaten mithilfe eines trainierten KI-Modells.
EX Extraktor Werte-Extraktion anhand definierter Muster.

Metadaten-Manager

Mit dem Metadaten-Manager können pro Metadatum Informationen abgerufen und zusätzliche Funktionen ausgeführt werden.

  • Der Metadaten-Manager ist über einen Klick auf das Icon des Metadatums aufrufbar.
  • Im oberen Bereich des Metadaten-Managers werden zusätzliche Informationen zum Metadatum angezeigt, wie z.B. die Beziehung, über die das Metadatum vergeben wird.
  • Darunter sind Schaltflächen zu finden, über die das Metadatum bspw. gelöscht werden kann. Mehr dazu finden Sie hier.
Metadaten-Assistent
Metadaten-Assistent

Anzeigename

Der Anzeigename ist der Name eines Objekts in plusmeta. Das Objekt bildet immer eine Art Rahmen um eine hochgeladene Datei. Aus diesem Grund kann der Anzeigename vom Dateiname abweichen. Der Anzeigename wird beim Import einer Datei automatisch festgelegt und ist konfigurierbar. Standardmäßig wird der bereinigte Dateiname verwendet. Dabei handelt es um den Dateiname ohne Unterstriche und Dateiendung.

Unterschied Anzeigename und Titel eines Objekts

Anzeigename

plusmeta unterscheidet zwischen dem Anzeigename und dem Titel eines Objekts.

  • Titel: Der Titel ist ein Metadatum und gibt den Titel des Dokuments an.
  • Anzeigename: Der Anzeigename ist der Name des Objekts, quasi des Rahmens um das Dokument. Titel und Anzeigename haben nichts miteinander zu tun und können auch zufällig gleich sein.

Anzeigename ändern

Es ist auch möglich den Anzeigename des Objekts zu ändern. Klicken Sie neben dem Stift auf den Anzeigename und geben Sie Ihren gewünschten Anzeigenamen ein. Indem Sie außerhalb des Feldes klicken werden die Änderungen gespeichert.

Erkannte Metadaten anpassen

Sie können die erkannten Metadaten in der Detailansicht prüfen, anpassen, abnehmen und löschen. Mehr dazu erfahren Sie in den folgenden Abschnitten.

Metadaten prüfen und abnehmen

  1. Auf ein Objekt klicken, um die Ergebnisse im Detail zu sehen.
    Die Detailansicht mit den erkannten Metadaten wird unterhalb des Objekts geöffnet
  2. Die erkannten Metadaten anpassen oder ergänzen, falls die erkannten Metadaten nicht korrekt oder vollständig sind. Dazu in das entsprechende Metadatenfeld klicken.
    Ihnen werden für den jeweiligen Metadatentyp passende Metadaten aufgelistet. Je nach Konfiguration des Metadatentyps können Sie mehrere oder nur ein Metadatum auswählen. Es ist auch möglich, dass Sie die Metadaten aus einer Taxonomie, also einer Liste mit mehreren Hierarchie-Ebenen auswählen.
  3. Durch einen Klick auf die Metadaten-Indikatoren die Metadaten abnehmen.
    Die abgenommenen Metadaten und abgenommenen Objekte werden durch einen grünen Kreis mit Haken angezeigt
    Info: Sie können auch das ganze Objekt auf einmal abnehmen, indem Sie auf den Abnahmestatus klicken. In diesem Fall werden Ihre Pflichtmetadaten abgenommen und das Objekt als abgenommen gekennzeichnet.
Achtung: Sie können erst zum nächsten Workflow-Schritt, wenn Sie alle Pflichtmetadaten abgenommen haben und damit alle Objekte als abgenommen gekennzeichnet sind.

Metadaten vergeben

Über die Hinzufügen-Schaltfläche können Sie weitere Metadatenklassen hinzufügen.

  • In der Drop-Down-Liste Metadatum werden Ihnen alle Metadaten-Klassen angezeigt, die die Systemrolle Metadatum besitzen. Diese können in den Eigenschaften konfiguriert werden.
  • Ist ein Metadatentyp bei Ihnen ausgegraut, kann das verschiedene Ursachen haben. Diese werden Ihnen über zwei Symbole angezeigt:
    • : Der Metadatentyp kann auf Grund einer Objektrestriktion nicht vergeben werden (d.h. die Metadaten-Klassen sind nicht für den aktuellen Objekttyp zugelassen).
    • : Der Metadatentyp kann auf Grund einer Eigenschaftsrestriktion nicht vergeben werden (d.h. die Metadaten-Klassen sind nicht für die aktuell gesetzten Metadatenwerte zugelassen)

Metadatenfeld löschen

Es ist möglich Metadatenfelder zu löschen. Dazu gibt es zwei verschiedene Möglichkeiten:

Hinweis: Ist das Metadatum, das Sie löschen möchten, bereits abgenommen, müssen Sie dies zunächst rückgängig machen. Klicken Sie dazu auf den Metadaten-Indikator.

Wenn Sie ein neues Metadatenfeld hinzufügen wollen oder ein Metadatenfeld versehentlich gelöscht haben, können Sie es über die Hinzufügen-Schaltfläche wieder hinzufügen.

Löschen mit dem Metadaten-Manager

  1. Auf das Icon des gewünschten Metadatums klicken.
    Der Metadaten-Manager öffnet sich.
  2. Die Schaltfläche Metadatum entfernen klicken.
    Das Metadatenfeld verschwindet
Löschen über Metadaten-Assistent
Loeschen über Metadaten-Assistent

Löschen über den Metadaten-Indikator

Um das Metadatenfeld über den Metadaten-Indikator zu löschen, müssen zunächst alle Werte gelöscht werden. Anschließend erscheint im Metadaten-Indikator das Symbol . Durch einen Klick darauf, wird das Metadatenfeld gelöscht.

Metadaten löschen
Metadaten löschen

Metadaten-Reihenfolge ändern

Sie können die Reihenfolge der Metadatenfelder über das Festlegen von Prioritäten ändern. Dabei weisen Sie den Metadaten das Attribut Metadaten-Sortierreihenfolge, sowie einen Wert zu.

Standardmäßig haben nur die beiden Metadaten Titel und Sprache eine solche Metadaten-Sortierreihenfolge hinterlegt, wobei Titel den Wert 1 und Sprache den Wert 2 besitzt. Aus diesem Grund ist standardmäßig bei jedem Objekt der Titel an erster und die Sprache an zweiter Stelle.

  1. Die Eigenschaften-Ansicht über die Seitenleiste öffnen.
  2. Die gewünschte Eigenschaft suchen.
    Tipp: Für die Suche nach der passenden Eigenschaft gibt es verschiedene Möglichkeiten. Neben dem Suchfeld und dem Filter-Feld im oberen Bereich der Eigenschaften-Ansicht, ist es auch möglich über die Schaltfläche weitere Filter einzustellen. Durch ein Filtern nach der Systemrolle Metadatum, werden Ihnen nur noch die Eigenschaften angezeigt, die als Metadaten fungieren.
  3. Bei der gewünschten Eigenschaft über die Schaltfläche den Eigenschaft-bearbeiten-Dialog öffnen.
  4. In der Seitenleiste des Dialogs den Bereich Attribute öffnen.
  5. Die Hinzufügen-Schaltfläche im Dialog anklicken und in der Drop-Down-Liste das Attribut Metadaten-Sortierreihenfolge auswählen.
  6. Die gewünschte Reihenfolge anhand einer Zahl eingeben. Dabei entspricht 1 der ersten Stelle, 2 der zweiten Stelle usw. Die Änderungen werden automatisch gespeichert und Sie können den Dialog über SCHLIESSEN oder über einen Klick ausßerhalb des Dialogs schließen.
Hinweis: Wenn das Metadatum kein Pflichtmetadatum ist, wird es nur zugewiesen, wenn es die entsprechenden Konfiguration besitzt und erkannt wurde. Aus diesem Grund kann es sein, dass ein Metadatum nicht erscheint, obwohl es eine Metadaten-Sortierreihenfolge eingestellt hat. Wenn Sie das Metadatum manuell über die Hinzufügen-Schaltfläche hinzufügen, wird es zunächst ganz unten erscheinen. Über die Schaltfläche können Sie das Metadatum entsprechend der eingestellten Sortierreihenfolge einsortieren (sofern zuvor Werte zugewiesen wurden).

Metadaten exportieren (CSV)

Im Workflow-Schritt Metadaten prüfen und vergeben gibt es die Möglichkeit eine CSV-Datei herunterzuladen, die Angaben zur Herkunft, Konfidenz und Abnahmestatus enthält. Dadurch können Sie genau sehen, auf welche Weise ein Metadatum erkannt wurde, wie sicher sich das System war und auch wie groß der Anteil der automatisch vergebenen Metadaten in Ihrem Projekt ist.

  1. Durch einen Klick auf die Einstellungen öffnen
  2. Alle Metadaten exportieren (CSV) klicken, um alle Metadaten des Projekts als CSV-Datei zu exportieren. Die Datei wird automatisch heruntergeladen. Sie können die CSV-Datei beispielsweise mit MS Excel öffnen und dort zur besseren Übersicht mit der Funktion “Als Tabelle formatieren” umformatieren.