Metadaten prüfen und vergeben

Auf dieser Hilfeseite wird der Workflow-Schritt "Metadaten prüfen und vergeben" erklärt.

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Inhalt dieses Topics

Info: Wenn die Software nicht für Sie vorab konfiguriert wurde, werden Sie nur wenige Ergebnisse bei der automatischen Metadatenerkennung erhalten. Grund dafür ist, dass es im System nur wenige voreingestellt Metadaten und Eigenschaften gibt. Um bessere Ergebnisse zu erhalten, müssen Sie Ihre Metadaten in das System übertragen.

Im Workflowschritt Metadaten prüfen und vergeben können Sie sich die Ergebnisse der Metadatenerkennung anzeigen lassen und abnehmen. Zudem können Sie erkannte Metadaten verändern und weitere Metadaten hinzufügen.

Metadaten prüfen und vergeben

Aufbau

Der Aufbau dieses Workflow-Schritts entspricht einer Tabelle. Wie Sie diese Ansicht anpassen können und was hier möglich ist, finden Sie hier.

  • Oben links befindet sich die Filter-Schaltfläche . Hierüber können Sie filtern, welche Objekte Ihnen angezeigt werden.
  • Neben der Filter-Schaltfläche befindet sich ein beiger Haken neben einem Schalter , mit dem Sie bereits abgeschlossene, das heißt abgenommene Objekte ausblenden können. Das ist praktisch, wenn Sie viele Objekte verarbeiten.
  • Rechts davon befindet sich die Suchleiste . Hierüber kann nach Objekten gesucht werden.
  • Ganz rechts in der Leiste befinden sich die Einstellungen .
    • Mit dem Schalter Datei-Vorschau kann die Vorschau der Dokumente (bei ausgeklappter Detail-Ansicht) ein- und ausgeschaltet werden.
    • Mit dem Schalter Metadaten-Indikatoren können die Metadaten-Indikatoren (bei ausgeklappter Datei-Ansicht) ein- und ausgeblendet werden.
    • Über die Drop-Down-Liste neben dem Symbol können Sie einstellen, welche Metadatentypen Ihnen bei zugeklappten Opjekten als Vorschau angezeigt werden.
  • Im ausgeklappten Zustand, wird Ihnen eine Dateivorschau (bei kompatiblen Dateien) angezeigt. Klicken Sie auf die kleine Vorschau des Objekts, um eine größere Ansicht zu erhalten.
  • Durch Klicken auf die Schaltfläche wird das Objekt in der Zeile aus dem Projekt entfernt.
  • Durch einen Klick auf die Schalfläche können Sie die Objektansicht öffnen, eine schreibgeschützte Ansicht mit allen Informationen zum Objekt.
  • Durch einen Klick auf eine Objektzeile wird die Detail-Ansicht unter der Zeile aufgeklappt. Hier können die erkannten Metadaten geprüft, ergänzt und abgenommen werden, eine Vorschau des Dokuments angezeigt werden und der Anzeigename des Objekts angepasst werden.
Aufbau Metadaten prüfen und vergeben
Wichtige Elemente im Workflow-Schritt ''Metadaten prüfen und vergeben''

Abnahmestatus

Der Abnahmestatus wird in Form eines Kreises auf der linken Seite der einzelnen Objekte angezeigt. Er gibt an, wie weit die Abnahme eines Objekts fortgeschritten ist.
Dabei wird mit einer beigen Kontur-Füllung angezeigt, wie viel Prozent der Pflichtmetadaten bereits abgenommen sind.

  • Sind die Hälfte der Pflichtmetadaten abgenommen, erscheint die Hälfte der Kreis-Kontur beige.
  • Sind alle Pflichtmetadaten abgenommen, erscheint die Kreis-Kontur grün und ein grüner Haken erscheint im Kreis.
Tipp: Indem Sie auf den Abnahmestatus klicken, nehmen Sie das gesamte Objekt automatisch ab. Das heißt, in der Detail-Ansicht werden alle Pflichtmetadaten als abgenommen gekennzeichnet.

Metadaten-Indikatoren

Die Metadaten-Indikatoren befinden sich in Form von farbigen Kreisen neben den erkannten Metadaten und geben an, auf welche Weise das Metadatum gefunden wurde, wie sicher sich das System ist und ob es sich um ein Pflichtmetadatum handelt.

Dabei haben die verwendeten Elemente die folgenden Bedeutungen:

  • Farben:
    • Beige: Dieses Metadatum wurde war bereits als Metadatum o.ä. im Objekt hinterlegt und wurde auf diese Weise erkannt.
    • Blau: Dieses Metadatum wurde von plusmeta selber erkannt. Die nicht vollendete Konturlinie der blauen Kreise gibt die Konfidenz an.
    • Grün: Dieses Metadatum wurde von Ihnen gesetzt
  • Symbole
    • Ausrufezeichen: Dieses Metadatum ist ein Pflichtmetadatum. Um ein Projekt abzuschließen, müssen Sie alle Pflichtmetadaten abgenommen haben.
    • Haken (grün): Dieses Metadatum wurde abgenommen
  • Füllung: Die Füllung bzw. wie weit die Kontur des Kreises vollendet ist gibt an, wie sicher sich das System mit seiner Vorhersage ist. Das wird Konfidenz genannt.

Anzeigename und Titel eines Objekts

Anzeigename

plusmeta unterscheidet zwischen dem Anzeigename und dem Titel eines Objekts.

  • Titel: Der Titel ist ein Metadatum und gibt den Titel des Dokuments an.
  • Anzeigename: Der Anzeigename ist der Name des Objekts, quasi des Rahmens um das Dokument. Titel und Anzeigename haben nichts miteinander zu tun und können auch zufällig gleich sein.

Anzeigename ändern

Es ist auch möglich den Anzeigename des Objekts zu ändern. Klicken Sie neben dem Stift auf den Anzeigename und geben Sie Ihren gewünschten Anzeigenamen ein. Indem Sie außerhalb des Feldes klicken werden die Änderungen gespeichert.

Metadaten prüfen und abnehmen

  1. Auf ein Objekt klicken, um die Ergebnisse im Detail zu sehen.
    Die Detail-Ansicht mit den erkannten Metadaten wird unterhalb des Objekts geöffnet
  2. Die erkannten Metadaten anpassen oder ergänzen, falls die erkannten Metadaten nicht korrekt oder vollständig sind. Dazu in das entsprechende Metadatenfeld klicken.
    Ihnen werden für den jeweiligen Metadatentyp passende Metadaten aufgelistet. Je nach Konfiguration des Metadatentyps können Sie mehrere oder nur ein Metadatum auswählen. Es ist auch möglich, dass Sie die Metadaten aus einer Taxonomie, also einer Liste mit mehreren Hierarchie-Ebenen auswählen.
  3. Durch einen Klick auf die Metadaten-Indikatoren die Metadaten abnehmen.
    Die abgenommenen Metadaten und abgenommenen Objekte werden durch einen grünen Kreis mit Haken angezeigt
    Info: Sie können auch das ganze Objekt auf einmal abnehmen, indem Sie auf den Abnahmestatus klicken. In diesem Fall werden Ihre Pflichtmetadaten abgenommen und das Objekt als abgenommen gekennzeichnet.
Achtung: Sie können erst zum nächsten Workflow-Schritt, wenn Sie alle Pflichtmetadaten abgenommen haben und damit alle Objekte als abgenommen gekennzeichnet sind.

Metadaten vergeben

Über die Hinzufügen-Schaltfläche können Sie weitere Metadatenklassen hinzufügen.

  • In der Drop-Down-Liste Zuweisbare Eigenschaft werden Ihnen alle Metadaten-Klassen angezeigt, die die Systemrolle “Metadatum” besitzen. Diese können in den Eigenschaften konfiguriert werden.
  • Ist ein Metadatentyp bei Ihnen ausgegraut, kann das verschiedene Ursachen haben. Diese werden Ihnen über zwei Symbole angezeigt:
    • : Der Metadatentyp kann auf Grund einer Objektrestriktion nicht vergeben werden (d.h. die Metadaten-Klassen ist nicht für den aktuellen Objekttyp zugelassen).
    • : Der Metadatentyp kann auf Grund einer Eigenschaftsrestriktion nicht vergeben werden (d.h. die Metadaten-Klassen ist nicht für die aktuell gesetzten Metadatenwerte zugelassen)

Metadatenfeld löschen

Es ist möglich, Metadatenfelder zu löschen. Dazu müssen zunächst alle Werte gelöscht werden. Anschließend erscheint im Metadatenindikator das Symbol . Durch einen Klick darauf, wird das Metadatenfeld gelöscht.

Metadaten löschen
Metadaten löschen

Haben Sie das Metadatenfeld versehentlich gelöscht, können Sie es über die Hinzufügen-Schaltfläche wieder hinzufügen.

Hinweis: Ist das Metadatum, das Sie löschen möchten, bereits abgenommen, müssen Sie dies zunächst rückgängig machen. Klicken Sie dazu auf den Metadaten-Indikator.

Metadaten-Reihenfolge ändern

Sie können die Reihenfolge der Metadatenfelder ändern. Dazu gibt es zwei verschiedene Möglichkeiten:

Metadatenfelder verschieben (Drag & Drop)

Möchten Sie nur bei einzelnen Objekten die Reihenfolge der Metadatenfelder ändern, können Sie sie einfach per Drag & Drop verschieben. Die neue Reihenfolge wird dann für das Objekt gespeichert und bleibt so auch erhalten, wenn Sie das Objekt in einem anderen Projekt verwenden.

Hinweis: Die neue Reihenfolge wirkt sich nur auf das eine Objekt aus. Möchten Sie die Reihenfolge bei allen Objekten anpassen, müssen Sie Prioritäten festlegen (siehe Kapitel Prioritäten festlegen).
Metadatenfelder verschieben
Metadatenfelder verschieben

Sortierung zurücksetzen

Wenn Sie Metadatenfelder per Drag & Drop verschoben haben, können Sie über die Schaltfläche die Sortierung auf den Standard zurücksetzen.

Haben Sie keine Metadatenfelder verschoben, erscheint diese Schaltfläche ausgegraut.

Hinweis: Haben Sie sämtliche Werte aus einem Metadatenfeld gelöscht, so wird das Feld durch die Aktion "Sortierung zurücksetzen" gelöscht. Sie können das Feld dann bei Bedarf über die Hinzufügen-Schaltfläche wieder hinzufügen.
Sortierung zurücksetzen
Sortierung zurücksetzen

Prioritäten festlegen

Wenn Sie generell (für alle Objekte) eine andere Sortierung der Metadatenfelder konfigurieren möchten, müssen Sie Prioritäten festlegen. Dabei weisen Sie den Metadaten das Attribut Metadaten-Sortierreihenfolge, sowie einen Wert zu.

Standardmäßig haben nur die beiden Metadaten Titel und Sprache eine solche Metadaten-Sortierreihenfolge hinterlegt, wobei “Titel” den Wert 1 und “Sprache” den Wert 2 besitzt. Aus diesem Grund ist standardmäßig bei jedem Objekt der Titel an erster und die Sprache an zweiter Stelle.

  1. Die Eigenschaften-Ansicht über die Seitenleiste öffnen.
  2. Die gewünschte Eigenschaft suchen.
    Tipp: Für die Suche nach der passenden Eigenschaft gibt es verschiedene Möglichkeiten. Neben dem Suchfeld und dem Filter-Feld im oberen Bereich der Eigenschaften-Ansicht, ist es auch möglich über die Schaltfläche weitere Filter einzustellen. Durch ein Filtern nach der Systemrolle Zuweisbare Eigenschaft, werden Ihnen nur noch die Eigenschaften angezeigt, die als Metadaten fungieren.
  3. Bei der gewünschten Eigenschaft über die Schaltfläche den Eigenschaft-bearbeiten-Dialog öffnen.
  4. In der Seitenleiste des Dialogs den Bereich Attribute öffnen.
  5. Die Hinzufügen-Schaltfläche im Dialog anklicken und in der Drop-Down-Liste das Attribut Metadaten-Sortierreihenfolge auswählen.
  6. Die gewünschte Reihenfolge anhand einer Zahl eingeben. Dabei entspricht 1 der ersten Stelle, 2 der zweiten Stelle usw. Die Änderungen werden automatisch gespeichert und Sie können den Dialog über SCHLIESSEN oder über einen Klick ausßerhalb des Dialogs schließen.
Hinweis: Wenn das Metadatum kein Pflichtmetadatum ist, wird es nur zugewiesen wenn es die entsprechenden Konfiguration besitzt und erkannt wurde. Aus diesem Grund kann es sein, dass ein Metadatum nicht erscheint, obwohl es eine Metadaten-Sortierreihenfolge eingestellt hat. Wenn Sie das Metadatum manuell über die Hinzufügen-Schaltfläche hinzufügen, wird es zunächst ganz unten erscheinen. Über die Schaltfläche können Sie das Metadatum entsprechend der eingestellten Sortierreihenfolge einsortieren (sofern zuvor Werte zugewiesen wurden).

Metadaten exportieren (CSV)

Im Workflow-Schritt “Metadaten prüfen und vergeben” gibt es die Möglichkeit eine CSV-Datei herunterzuladen, die Angaben zur Herkunft, Konfidenz und Abnahmestatus enthält. Dadurch können Sie genau sehen, auf welche Weise ein Metadatum erkannt wurde, wie sicher sich das System war und auch wie groß der Anteil der automatisch vergebenen Metadaten in Ihrem Projekt ist.

  1. Durch einen Klick auf die Einstellungen öffnen
  2. Alle Metadaten exportieren (CSV) klicken, um alle Metadaten des Projekts als CSV-Datei zu exportieren. Die Datei wird automatisch heruntergeladen. Sie können die CSV-Datei beispielsweise mit MS Excel öffnen und dort zur besseren Übersicht mit der Funktion “Als Tabelle formatieren” umformatieren.